INITIALIZATION File URL: https://jonasbrosbucket.s3.us-east-2.amazonaws.com/crawler/1319/ilb_merkblatt_auflagen-im-zuwendungsbescheid-ergaenzende-hinweise-zu-ausgabebelegen_st2211160827.pdf Namespace: b92cd679-3936-407d-a93f-436b744c7cd3 Index Name: ki-dev-large ================================================== **Elapsed Time: 0.00 seconds** ================================================== FILE BYTES EXTRACTED FILE NAME: ilb_merkblatt_auflagen-im-zuwendungsbescheid-ergaenzende-hinweise-zu-ausgabebelegen_st2211160827.pdf ================================================== **Elapsed Time: 0.73 seconds** ================================================== PDF EXTRACTION DONE ================================================== **Elapsed Time: 102.58 seconds** ================================================== INDEXING SUCCESS Content: [{'id': '88cbf225-b4bd-41a1-b7ab-2d5fb24fe386', 'page': 1, 'text': '# AUFLAGEN IM ZUWENDUNGSBESCHEID - ERGÄNZENDE HINWEISE ZU AUSGABEBELEGEN\n\nDiese Vorgaben gelten für EFRE/JTF- bzw. ESF+-kofinanzierte Vorhaben in der Förderperiode 2021 bis 2027.\n\nDie Zuwendung darf nur für den im Zuwendungsbescheid festgelegten Zuwendungszweck verwendet werden. Dafür muss der Nachweis unter anderem in Form von Ausgabebelegen (Rechnungs- und Zahlungsbelege) geführt werden.\n\nDie Vorgaben gemäß § 6.4 der ANBest-EU 21 sind zu beachten.\n\nFolgende Anforderungen an die Rechnungs- und Zahlungsnachweise sind einzuhalten.\n\n## Rechnungsbelege\n\nRechnungsbelege sind\n- Gehaltsnachweise, Lohnzettel, Lohnjournal\n- Elektronische Rechnungen (z. B. als PDF-Datei oder per E-Mail erhalten)\n\nWerden Ausgaben nicht anhand von Rechnungen abgerechnet, sind entsprechende Unterlagen, wie z. B. Verträge, einzureichen.\n\n## Zahlungsbelege\n\nZu jedem eingereichten Rechnungsbeleg soll grundsätzlich der entsprechende Kontoauszug beigefügt werden. \n\nErfolgt eine interne Umbuchung zu Lasten des Vorhabens, so müssen die entsprechenden Buchungsnachweise eingereicht werden. Als Zahlungsbelege gelten:\n- Online-Kontoauszüge, Umsatzlisten/-abfragen direkt aus dem Online-Banking der jeweiligen Bank\n- Kontoauszüge von s.g. Kontoinformationsdiensten, wie z. B. StarMoney, Lexware oder WISO. Umsatzlisten/-abfragen von Drittanbietern (Kontoinformationsdiensten) werden nicht akzeptiert.\n- Kreditkartenabrechnung\n- PayPal-Kontoauszüge\n- Haushaltsüberwachungslisten (HÜL)\n\nAlle Zahlungsbelege (Kontoauszüge, Online-Kontoauszüge, Sammler mit Einzelpostennachweis oder anderweitige dem gleichgestellte Listen, wie z. B. Abstimmungslisten, Zahlungsübersichten oder Ausgabepostentlisten oder Abrechnungslisten, Kassenbuchrechnungen) bestehen mindestens aus der*n Seite/n mit der*n prüfenden Position/en und ggf. zusätzlich der Seite, aus der die/die Inhabende des Kontos/Kassenbuchs erkennbar ist.\n\n## Öffentlich-rechtliche Zuwendungsempfänge\n\nAuszahlungsanordnungen in Verbindung mit einem SAP-Beleg benötigen sind einzureichen, sofern keine Originalkontoauszüge vorgelegt werden können.'}, {'id': '005bed4b-ffa0-49cb-8bec-06baf9847709', 'page': 2, 'text': '# Sammelüberweisungen\nHier genügt der Kontoauszug mit dem Gesamtbetrag der Überweisung nicht allein als Zahlungsnachweis, da daraus nicht ersichtlich ist, welche Einzelposten darunter fallen. Zusätzlich muss ein Einzelpostenrahmen oder anderweitige dem gleichgestellte Listen, wie z. B. Abstimmungslisten, Zahlungsverpflichtungen, Ausgabenpostenlisten oder Abrechnungslisten vorgelegt werden.\n\nDiese Auflistung muss dem Kontoauszug zugeordnet werden können (z. B. durch eine Dateinummer oder eine sonstige zweifelsfreie Ordnungsnummer oder anhand von Betrag/Beträgen, Anzahl der Einzelposten, Datum ggf. auch Uhrzeit, Name des/der Zahlungsempfänger(n).\n\n## Rechnungsbelege sollten folgende Angaben haben:\n### Rechnungen (Papier) \n- Kassenbeleg \n- Kassenzettel \n\nAls Rechnung gilt jedes Dokument, mit dem eine Lieferung und/oder Leistung abgerechnet wird. Alle Rechnungen über 250,00 EUR (brutto) sollten gemäß § 14 UStG folgende Bestandteile enthalten:\n- Name und Anschrift des leistenden Unternehmens, welches die Lieferung und Leistung erbracht hat,\n- Name und Anschrift des/ders Zuwendungsempfangenden/Darlehensnehmenden (aus Gründen ist es bei Kassenzetteln/Kassenbelegen unabhängig von der Höhe des Rechnungsbetrages nicht erforderlich, dass Name und Anschrift des/ders Zuwendungsempfangenden/Darlehensnehmenden aus der Rechnung ersichtlich sind),\n- Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte bzw. Art und Umfang der Leistung,\n- die nach Steuersätzen aufgeschlüsselten Netto-Beträge,\n- die jeweils darauf entfallenden Steuer-Beträge,\n- das Rechnungsdatum,\n- eine Rechnungsnummer,\n- die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des/der Ausstellenden.\n\n**Optional:**\n- Liefer- und Leistungsort: wird dieser ausgewiesen, sollte er grundsätzlich mit der geforderten Betriebsstätte/Durchführungsort übereinstimmen.\n\nFür Rechnungen bis 250,00 EUR (brutto) gelten die Festlegungen für Kleinbetragsrechnungen:\n- Name und Anschrift des/ders Ausstellenden,\n- das Ausstellungsdatum,\n- Menge und Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Umfang der sonstigen Leistungen,\n- der Bruttopreis,\n- der Steuerbetrag der darin enthaltenden Umsatzsteuer oder Hinweis auf Steuerbefreiung.'}, {'id': '0c4aa9c0-3f74-4179-a9b8-c6f3ae900f3e', 'page': 3, 'text': '# Belege für Reiseausgaben\n\n## A1 Belege für Reiseausgaben für im Vorhaben beschäftigte Mitarbeitende\n- Dienstreisekostenabrechnung\n- Fahrtenbuch\n- Einzelbelege \nDie Erstattung der Reiseausgaben an die bzw. den Dienstreisenden müssen mittels Zahlungsbeleg nachgewiesen werden. \nAb einem Abrechnungsbetrag von 10,01 EUR je Tag sind zur Unterstützung die entsprechenden Reisebelege beizufügen.\n\n## A2 Belege für Miete und Nebenkosten\n- Mietvertrag bzw. der Überlassungs- oder Nutzungsvereinbarung für Nebenkosten:\n - separate Rechnungen (z. B. Rechnung des Dienstleisters für die Gebäudereinigung)\n\n## A3 Belege für Direktversicherung/VwL\n- Gehalts- bzw. Lohnscheine\n- Kontoauszug des/der Zuwendungsempfangenden als Nachweis der Höhe und tatsächlichen Zahlung\n\n## A4 Flugtickets, Parkscheine, Fahrtkosten (Bus und Bahn) - auch in elektronischer Form (z. B. HandyTicket)\nvorgegebener externer Standard\n\n## A5 Gehalts-, Lohnzettel, Lohnjournale\nvorgegebener externer Standard\n\n## A6 Zentrale Bezugstelle Cottbus\n- ZBB-Liste, Tabellen der Zentralen Bezugestelle des Landes Brandenburg (Ausdruck)\n- Liste "Personalkostenübersicht je ZF und HH-Stelle" oder\n- Liste "Bruttopersonalkosten nach Kostenstellen" oder\n- Liste "Bezieldaten der ZBB" als elektronischer Datensatz\n\n## A7 Abschreibungen\nRechnung über Anschaffung des Wirtschaftsgutes\n\n## A8 Dienstreisekostenabrechnung (mit Vorhabenbezug)\nBei Dienstreisen von im Vorhaben eingesetzten Mitarbeitenden mit öffentlichen Verkehrsmitteln muss folgende Angaben haben:\n- Datum/Zeit der Dienstreise\n- Abfahr- und Ankunftsort (mit genauer Anschrift)\n- Fahrziel und Grund\n- ggf. Abrechnung Taggeld/Übernachtung \nNachweise sind Rechnungen oder die Einzel-, Tages-, Wochen-, bzw. Monatskarten.'}, {'id': '59b62151-a90b-49e6-ac48-b49d71d03090', 'page': 4, 'text': '# A9 Dienstreisekostenabrechnung (mit Vorhabenbezug)\n\nBei Dienstreisen von im Vorhaben eingesetzten Mitarbeitenden mit dem privaten Kraftfahrzeug muss folgende Angaben haben:\n\n- polizeiliches Kennzeichen\n- Datum/Zeit der Dienstfahrt\n- Abfahr- und Ankunftsort (mit genauer Anschrift)\n- Grund der Fahrt\n- Name der fahrenden Person\n- Anzahl der zurückgelegten Kilometer\n- Abrechnungsbetrag (= Anzahl der zurückgelegten Kilometer • 0,20 Euro)\n- ggf. Abrechnung Tagesgeld/Übernachtung\n\nEntweder für jede Einzelreise oder eine Sammelabrechnung für einen Abrechnungszeitraum von jeweils einem Kalendermonat.\n\n# A10 Fahrtenbuch\n\nDienstreisen von im Vorhaben eingesetzten Mitarbeitenden mit betriebseigenen Fahrzeugen müssen folgende Angaben haben:\n\n- allgemeinen Daten des Herstellers wie Marke, Fahrzeugtyp und durchschnittlicher Kraftstoffverbrauch\n- polizeiliches Kennzeichen\n- Datum/Zeit der Dienstfahrt\n- Fahrtziel und Grund der Fahrt\n- Name der fahrenden Person\n- Kilometerstand (Beginn und Ende)\n- Anzahl der zurückgelegten Kilometer\n- Kraftstoffmenge, Rechnungsbetrag\n\nAlle gefahrenen Kilometer sind lückenlos zu belegen. Für jedes Fahrzeug ist ein Fahrtenbuch zu führen.\n\n# A11 Bewirtungsausgaben\n\nbei ESF+-Förderung\n\nQuittungen der Einkaufsquelle (bspw. Kassenzettel) bzw. Rechnungen auf den Belegen ist anzugeben:\n\n- Verwendungszweck (Bezeichnung und Dauer der Veranstaltung)\n- Anzahl der Teilnehmenden'}, {'id': '6ffad24f-38ed-4022-b93d-8e1cff8373c9', 'page': 5, 'text': '# Zahlungsbelege sollten folgende Angaben haben:\n\n## B1 Kontoausszug, Online-Kontoauszug, Kontoausszug von Kontoinformationsdiensten, Umsatzlisten-abfragen aus dem Online-Banking, Kreditkartenabrechnung\n\n- IBAN, BIC\n- der/die Kontoinhabende\n- Valutadatum/Wertstellungdatum (bei Kreditkartenabrechnungen das Buchungsdatum)\n- Betrag\n- Buchungstext, Rechnungsnummer\n- der/die Empfänger/in\n\nBei Überweisungen in ausländischer Währung erfolgt die Umrechnung in Euro mit dem Umrechnungskurs zum Tag der Bezahlung (Valutatatum). \nBei aus dem Online-Banking abgerufenen Belegen (Online-Kontoauszug, Umsatzlisten-abfragen) werden diese nur in Form von PDF-Dateien akzeptiert, nicht als EXCEL-Datei. \nKontoausszüge von Kontoinformationsdiensten werden nur in Form von PDF-Dateien akzeptiert, nicht als EXCEL-Datei.\n\n## B2 PayPal-Kontoauszug (Online-Zahlungsdienst)\n\n- Händlerkonto-ID\n- PayPal-ID\n- der/die Händlerkontoinhabende (Adresse des/der Zahlungsempfangenden [Wenn Firma, dann Firmenname])\n- Monat des Kontoauszugs\n- Datum der Buchung (Valutadatum)\n- Nettobetrag der Buchung (= Bruttobetrag abzüglich ggf. einer Transaktionsgebühr von PayPal)\n- Transaktionscode als Referenz zur Detailansicht der entsprechenden Buchung\n- ggf. Buchungstext, Rechnungsnummer und Empfänger\n\nEs ist der Monatskontosauszug einzureichen, in dem die Buchung der abgerechneten Ausgabe enthalten ist. Die Detailansicht der betreffenden Buchung ist zusätzlich vorzulegen.\n\n## B3 Weitere Online-Zahlungsdienste\n\nHier genügt der Kontoausszug, die Umsatzlisten-abfrage, die Kreditkartenabrechnung auf dem/der die Abbuchung der Zahlung ersichtlich ist, wenn für die ILB eine eindeutige Verbindung zur bezahlten Rechnung hergestellt werden kann. \nSollte die Abbuchung jedoch nur auf den Online-Zahlungsdiensten mit einer Dateinummer, Zahlungs-ID oder einer sonstigen zweifelsfreien Ordnungsnummer verweisen, ist zum Kontoausszug, zur Umsatzlisten-abfrage oder Kreditkartenabrechnung die dazugehörige Zahlungsbestätigung des Online-Zahlungsdienstes beizufügen, auf der erkennbar ist, was bezahlt wurde.\n\n## B4 Barzahlungen per Kassenbuch\n\nKassenbuch des/der Zahlungsempfangenden/Darlehensnehmenden, Bestätigung mit Firmenstempel \n- der/die Empfänger/in\n- Verwendungszweck\n- Datum'}, {'id': 'b27a1107-c26d-4663-b388-6bd19ad93c3f', 'page': 6, 'text': 'B5 Bankbestätigung\n- IBAN, BIC\n- der/die Kontoinhabende\n- Valutadatum\n- Betrag\n- Buchungstext, Rechnungsnummer\n- der/die Empfänge\n- Stempel und Unterschrift des Kreditinstituts\n\nB6 Unbedenklichkeitsbescheinigungen von Krankenkassen/ Rentenversicherungsträgern \nFormlose Bestätigung der jeweiligen Krankenkasse/Rentenversicherungsträgers, dass keine Rückstände bestehen soweit nicht maschinell erstellt mit Unterschrift und ggf. Stempel. \nMit dem Verwendungsnachweis reicht der Zuwendungsempfangende eine Unbedenklichkeitsbescheinigung jeder Krankenversicherung bzw. jeden Rentenversicherungsträgers der geforderten Projektmitarbeitenden ein.\n\nB7 Bescheinigung in Steuersachen des Finanzamtes \nFormular „Bescheinigung in Steuersachen“ des jeweiligen Finanzamtes. \nBestätigung, dass keine Steuer rückstände bestehen. \nMit dem Verwendungsnachweis reicht der Zuwendungsempfangende die Bescheinigung in Steuersachen des Finanzamtes ein.\n\nB8 Bestätigung Landkreise, kreisfreie Städte und Kommunen für Personalausgaben \nFormular Bestätigung der Landkreise, kreisfreien Städte und Kommunen als Nachweis der ordnungsgemäßen Abrechnung der Personalausgaben für den entsprechenden Abrechnungzeitraum. \nZusätzlich ist das entsprechende Lohnjournal bzw. Lohnkonto beizufügen. \nHinweis: Nachweise wie z. B. Kontoauszüge zur Zahlung des Gehalts, Unbedenklichkeitsbescheinigungen von Krankenkassen und Bescheinigungen in Steuersachen des Finanzamtes sind für eine mögliche Vor-Ort-Kontrolle vorzuhalten.\n\nB9 Bestätigung Landkreise, kreisfreie Städte und Kommunen für Personalausgaben \nbei ESF-Förderung \nFormular „Bestätigung zur ordnungsgemäßen Abrechnung der Personalausgaben (ESF+ FP 21-27)“ für den entsprechenden Abrechnungzeitraum. \nZusätzlich ist das entsprechende Lohnjournal bzw. Lohnkonto beizufügen. \nHinweis: Nachweise wie z. B. Gehaltsabrechnung sind für eine mögliche Vor-Ort-Kontrolle vorzuhalten.\n\nB10 HÜL \nvorgegebener externer Standard \nHinweis:\n- Als Bezahldatum für die Sachausgaben gilt das Fälligkeitsdatum auf der HÜL-Liste bzw. das Soll-Datum der SAP-Liste.\n- Als Bezahldatum für die Personalausgaben gilt jeweils der 10. des Folgemonats.\n\nB11 Lieferantenrechnung (Kopie des Vertrags) \n- der/die Lieferende\n- der/die Darlehennehmende (=der/die Zuwendungsempfangende)\n- Vertragsgegenstand (Vorhaben)\n- Zahlungsmodalitäten\n- Nachweis über bereits geleistete Zahlungen (Kontoinanzug) \nHinweis: Die vollständige Bezahlung muss im Durchführungzeitraum erfolgen.'}, {'id': 'd9c70dcd-5bde-419f-901f-2db23644de8e', 'page': 7, 'text': 'B12\n# Elektronischer Zahlungsbeleg aus einem nach dem GoBD zertifizierten System\n\nVorgegebener externer Standard, auf dem die genannten Angaben vorhanden sein müssen:\n- Kontonummer/IBAN\n- Kontoauszugsnummer, Blattnummer des Kontoauszuges\n- der/die Kontoinhabende, wenn nicht mit angegebenem Firmkonto übereinstimmend\n- Valutadatum/Wertstellungsdatum\n- Betrag\n- Buchungstext, Rechnungsnummer\n- der/die Empfangende\n\nBei Überweisungen in ausländischer Währung erfolgt die Umrechnung in Euro mit dem Umrechnungskurs zum Tag der Bezahlung (Valutadatum/Wertstellung).\n\n## Mehrere Ausgabenpositionen\n\nBeinhaltet ein Rechnungsbeleg mehrere Ausgabenpositionen und wird nur ein Teil dieser Ausgabenpositionen im Rahmen des geforderten Vorhabens abgerechnet, so ist der Vorabverrechnungsanteil (Prozentsatz und abgerechneter Teilbetrag) auf der Rechnung zu vermerken. Eine gesonderte Aufstellung zu den in der Rechnung abgerechneten Ausgabenpositionen ist bei Bedarf beizufügen.\n\n## Sprache\n\nSollten Ausgabebelege nicht in deutscher Sprache eingereicht werden, kann die ILB eine deutsche Übersetzung eines amtlich zugelassenen Dolmetschers, eines Konsulates oder einer sonstigen Dienststelle anfordern.\n\n## Zuordnung\n\nUm die Zuordnung der einzureichenden Ausgabebelege zu den abgerechneten Positionen zu erleichtern, kennzeichnen Sie bitte alle Ausgabebelege mit der zugehörigen laufenden Nummer der Belegliste.'}] ================================================== **Elapsed Time: 2.31 seconds** ================================================== SERVICES Services: [{'type': 'llm_formatting', 'model': 'gpt-4o', 'input_tokens': 25699, 'output_tokens': 350, 'total_tokens': 26049}, {'type': 'llm_formatting', 'model': 'gpt-4o', 'input_tokens': 25699, 'output_tokens': 338, 'total_tokens': 26037}, {'type': 'llm_formatting', 'model': 'gpt-4o', 'input_tokens': 25699, 'output_tokens': 457, 'total_tokens': 26156}, {'type': 'llm_formatting', 'model': 'gpt-4o', 'input_tokens': 25699, 'output_tokens': 763, 'total_tokens': 26462}, {'type': 'llm_formatting', 'model': 'gpt-4o', 'input_tokens': 25699, 'output_tokens': 649, 'total_tokens': 26348}, {'type': 'llm_formatting', 'model': 'gpt-4o', 'input_tokens': 25699, 'output_tokens': 522, 'total_tokens': 26221}, {'type': 'llm_formatting', 'model': 'gpt-4o', 'input_tokens': 25699, 'output_tokens': 713, 'total_tokens': 26412}, {'type': 'llm_formatting', 'model': 'gpt-4o', 'input_tokens': 25699, 'output_tokens': 577, 'total_tokens': 26276}, {'type': 'llm_formatting', 'model': 'gpt-4o', 'input_tokens': 25699, 'output_tokens': 547, 'total_tokens': 26246}, {'type': 'embeddings', 'model': 'text-embedding-3-large', 'input_tokens': 4171, 'output_tokens': 0, 'total_tokens': 4171}] ================================================== **Elapsed Time: 2.31 seconds** ==================================================